Et legepladsprojekt afgøres sjældent ved åbningen af anlægget. Det afgøres i udbudsfasen, hvor det bliver besluttet, hvad der skal leveres, hvordan tilbuddene vurderes, og hvem der ender med opgaven. Alligevel er udbudsprocessen det, vi oftest bliver spurgt om – og det, der er sværest at finde et samlet svar på nogen steder. Skal legepladsen overhovedet i EU-udbud, eller rækker en enklere indhentning af tilbud? Hvordan skriver man en kravspecifikation, der beskriver behovet uden at pege på ét bestemt produkt? Og hvornår skal man gå i gang, hvis anlægget skal stå klar til foråret? Her er de forhold, en kommunal indkøber bør have styr på, inden materialet sendes ud.
Skal legepladsen i EU-udbud?
Det afhænger af, hvad anlægget koster. Overstiger den samlede kontraktværdi EU’s tærskelværdi, skal indkøbet i udbud efter udbudsloven. For kommunale og regionale myndigheder er tærskelværdien for varer og tjenesteydelser 1.611.360 kr. ekskl. moms i 2026 og 2027. En legepladsleverance regnes normalt som et vareindkøb, eventuelt med montage, og det er derfor denne grænse, der som udgangspunkt er relevant.
To ting er værd at være opmærksom på. For det første må en anskaffelse ikke kunstigt deles op i mindre kontrakter for at holde sig under tærsklen – det er de samlede, sammenhængende indkøb, der tæller. For det andet gælder en helt anden og langt højere tærskel, hvis leverancen overvejende har karakter af bygge- og anlægsarbejde. De fleste legepladsprojekter falder under vareindkøb, men et stort anlæg med omfattende terrænarbejde kan flytte billedet, og det bør afklares tidligt.
Under tærsklen – men ikke uden regler
Ligger projektet under tærskelværdien, er kravene lempeligere, men de forsvinder ikke. Kommunen skal fortsat handle økonomisk forsvarligt og sagligt, og har indkøbet en klar grænseoverskridende interesse, gælder der stadig et krav om ligebehandling og gennemsigtighed. I praksis indhenter mange kommuner tilbud fra flere leverandører også under tærsklen – både for at sikre en god pris og for at kunne dokumentere en saglig beslutning, hvis den bliver anfægtet.
Rammeaftaler: miniudbud eller direkte tildeling
Mange kommuner er tilsluttet indkøbsaftaler, for eksempel gennem SKI, hvor en del af udbudsarbejdet allerede er gjort. Køber man på en rammeaftale, sker tildelingen typisk på en af to måder, og forskellen er værd at kende, fordi den afgør, hvor meget arbejde der ligger foran jer.
- Direkte tildeling: Alle vilkår er fastlagt på forhånd i rammeaftalen, og opgaven kan tildeles den relevante leverandør uden at genåbne konkurrencen. Hurtigst, men forudsætter at aftalens vilkår passer til behovet.
- Miniudbud: Konkurrencen genåbnes blandt aftalens leverandører, som afgiver tilbud på den konkrete opgave med en kortere frist end ved et fuldt udbud. Bruges typisk, når indkøbet er større eller mere specifikt.
- Fuldt udbud uden for rammeaftale: Er behovet ikke dækket af en aftale, eller ønsker kommunen at gå bredt ud, gennemføres et selvstændigt udbud efter udbudsloven.
Kravspecifikationen: beskriv behovet, ikke produktet
Den vanskeligste del af et legepladsudbud er sjældent tærskelværdien – det er kravspecifikationen. Her skal behovet beskrives så præcist, at tilbuddene bliver sammenlignelige, men så åbent, at flere leverandører reelt kan byde. Skriver man kravene, så kun ét bestemt produkt kan opfylde dem, risikerer man både at få færre tilbud og at få udbuddet underkendt.
Det bærende princip er at arbejde med funktionskrav frem for produktkrav. I stedet for at kræve et bestemt redskab beskrives den funktion, redskabet skal levere: hvilke aldersgrupper anlægget skal rumme, hvilke typer leg der ønskes, hvilke normer der skal overholdes, og hvilke krav der stilles til materialer, drift og levetid. Så kan leverandørerne konkurrere på, hvordan de bedst løser opgaven – og kommunen får et reelt sammenligningsgrundlag frem for en ønskeseddel.
Tidsplanen skal regnes baglæns
Et udbud tager tid, og den tid glemmes ofte, når anlægget skal stå klar til en bestemt sæson. Skal legepladsen indvies til foråret, skal man regne baglæns: anlægsarbejdet kan sjældent udføres i frost, produktion og levering af redskaber tager uger, og selve udbuddet – annoncering, tilbudsfrist, evaluering og en eventuel standstill-periode – skal ligge før det hele. Starter processen først i det nye år, bliver forårsindvielsen let til en sommerindvielse. En realistisk tidsplan begynder derfor i efteråret året før, og det er en af de ting, vi hjælper kommuner med at lægge, længe før der overhovedet er skrevet et udbud.
Spørgsmål og svar om legepladsudbud
Hvornår skal en kommunal legeplads i EU-udbud?
Når den samlede kontraktværdi overstiger EU’s tærskelværdi. For kommunale og regionale myndigheder er den 1.611.360 kr. ekskl. moms for varer og tjenesteydelser i 2026 og 2027. En legepladsleverance regnes normalt som et vareindkøb, så det er denne grænse, der som udgangspunkt gælder. En anskaffelse må ikke kunstigt deles op for at holde sig under tærsklen.
Hvad er forskellen på et miniudbud og en direkte tildeling?
Begge dele sker på en rammeaftale. Ved direkte tildeling er alle vilkår fastlagt på forhånd, og opgaven kan tildeles uden at genåbne konkurrencen. Ved et miniudbud genåbnes konkurrencen blandt aftalens leverandører, som byder på den konkrete opgave med en kort frist. Miniudbud bruges typisk ved større eller mere specifikke indkøb.
Hvordan undgår vi at favorisere ét mærke i udbudsmaterialet?
Ved at arbejde med funktionskrav frem for produktkrav. Beskriv den funktion, redskabet skal levere – aldersgrupper, legetyper, normer, materialer og levetid – frem for at pege på et bestemt produkt. Så kan flere leverandører byde, og tilbuddene bliver sammenlignelige.
Skal legepladser under tærskelværdien også i udbud?
Kravene er lempeligere under tærsklen, men kommunen skal fortsat handle sagligt og økonomisk forsvarligt, og ved en klar grænseoverskridende interesse gælder principper om ligebehandling og gennemsigtighed. Mange kommuner indhenter tilbud fra flere leverandører også under tærsklen for at sikre en god handel og en dokumenterbar beslutning.
Hvor lang tid tager et legepladsudbud?
Det varierer med proceduren, men man skal afsætte tid til annoncering, tilbudsfrist, evaluering og en eventuel standstill-periode – og derefter til produktion, levering og montage. Skal anlægget stå klar til foråret, bør processen begynde i efteråret året før, fordi anlægsarbejdet sjældent kan udføres i frost.
Kan I hjælpe med selve udbuddet?
Vi må ikke skrive kommunens udbudsmateriale for jer, men vi kan sparre om at oversætte behovet til funktionskrav, om valg af procedure og om en realistisk tidsplan. Mange kommuner tager fat i os tidligt i processen – det er ofte dér, vi er til mest nytte.
Klar til at formulere jeres udbud?
Er I i gang med at forberede et legepladsprojekt, kigger vi gerne materialet igennem, inden det sendes ud. Vi kan hjælpe med at oversætte behovet til funktionskrav, vurdere hvilken procedure der passer, og lægge en realistisk tidsplan. Kontakt CADO.dk for en uforpligtende snak. Vi hjælper jer gerne hele vejen fra udbudsmateriale til afleveret og dokumenteret anlæg.